Adoption & Technik - Ein Microsoft 365 Podcast

• Copilot Extensibility: Die Erweiterungsmöglichkeiten und ihre Potenziale

  Copilot Extensibility: Die Erweiterungsmöglichkeiten und ihre Potenziale In der sechsten und letzten Folge unserer Miniserie zu Microsoft Copilot widmen wir uns einem fortgeschrittenen Thema: Der Extensibility - also den Erweiterungsmöglichkeiten von Copilot. Antje und Thomy diskutieren, wie Unternehmen über die Standardfunktionen hinausgehen können, um Copilot noch mächtiger und relevanter für ihre spezifischen Anforderungen zu machen. Was wurde besprochen? Die zwei Kategorien der Extensibility:Knowledge-Erweiterung: Anbindung externer Wissensquellen (SAP, Salesforce, Zeiterfassung etc.) an Copilot, damit dieser auf mehr als nur Microsoft 365-Daten zugreifen kannSkills-Erweiterung: Ermöglicht Copilot, Aktionen in externen Systemen auszulösen (z.B. Zeitbuchungen vornehmen oder Datensätze aktualisieren)Agents als Schlüsselelement:Agents sind spezialisierte Erweiterungen für Copilot für bestimmte AufgabenbereicheIn SharePoint bereits standardmäßig verfügbar ("Chat with Documents")Möglichkeit, eigene Agents auf Basis von Dokumentenbibliotheken zu erstellenPraktisches Beispiel: Agent für SAP-Dokumentation, der komplexe Fragen zu 5.000-6.000 Seiten Dokumentation schnell beantworten kannEntwicklungsoptionen für Agents:Einfache Agents können direkt in SharePoint mit vorhandenen Dokumenten erstellt werdenCopilot Studio (ehemals Power Virtual Agents) erlaubt fortgeschrittene Agent-EntwicklungMöglichkeit, Copilot selbst zu nutzen, um Agents zu entwickeln ("Copilot prompten, damit der dir ein Agent baut")Herausforderungen und strategische Überlegungen:Verschiedene Plattformen bieten ihre eigenen Agents (z.B. "Agent Force" bei Salesforce)Entscheidungen notwendig: Welche Agents nutzen? Wo entwickeln? Wie aktuell halten?Governance-Fragen werden bei zunehmender Agent-Nutzung wichtigerSchlüsselelemente aus dem Podcast Vom Einfachen zum Komplexen: Einstieg in die Extensibility kann mit vorhandenen SharePoint-Dokumenten beginnen - keine Entwicklerkenntnisse notwendig für erste Schritte.Use-Case-Orientierung: Der Fokus sollte immer auf dem konkreten Mehrwert für die Endanwender liegen, nicht auf der Technologie selbst.Zielgruppenspezifischer Ansatz: Für kleine Teams mit spezifischen Anforderungen kann Extensibility früher relevant sein; für breite Ausrollungen sollte sie nicht der erste Schritt sein.Zukunftsperspektiven: Die Kommunikation zwischen verschiedenen Agents und automatisierte Abläufe (Scheduled Prompts) deuten bereits auf die nächste Evolutionsstufe von Copilot hin.Realistische Einschätzung: Trotz der beeindruckenden Möglichkeiten ist eine nüchterne Betrachtung wichtig - nicht jede neue Technologie verändert alles grundlegend.Die Extensibility-Funktionen von Copilot eröffnen völlig neue Möglichkeiten, indem sie die Grenzen zwischen verschiedenen Unternehmenssystemen überwinden. Während die technologischen Möglichkeiten beeindrucken, bleibt der praktische Nutzwert für die Anwender das entscheidende Kriterium. Für IT-Abteilungen und Fachabteilungen gleichermaßen stellt sich nicht mehr die Frage "ob", sondern "wie und wann" sie diese Erweiterungsmöglichkeiten in ihre Copilot-Strategie einbinden. Damit schließen wir unsere sechsteilige Miniserie zu Microsoft Copilot ab. Wir haben die grundlegenden Konzepte, Implementierungsstrategien, ROI-Betrachtungen, Governance-Aspekte, Trainingsansätze und nun die Erweiterungsmöglichkeiten beleuchtet. Wir hoffen, dass diese Serie einen umfassenden Einblick in die Welt von Microsoft Copilot geboten hat und Unternehmen auf ihrem Weg zur erfolgreichen Implementierung unterstützt.

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  20:32
• Weiterbildung bei ständigen Veränderungen: Wie man mit Copilot-Training umgeht

  Weiterbildung bei ständigen Veränderungen: Wie man mit Copilot-Training umgeht In der fünften Folge unserer Miniserie zu Microsoft Copilot widmen wir uns einer praktischen Herausforderung: Wie gestaltet man das Training und die Weiterbildung in einer Welt, in der sich Cloud-Tools ständig verändern? Antje und Thomy diskutieren, welche Ansätze tatsächlich funktionieren und wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf dieser kontinuierlichen Lernreise begleiten können. Was wurde besprochen? Die emotionale Komponente von KI-Tools:Copilot und ähnliche KI-Tools sind oft emotional aufgeladene Themen für MitarbeitendeVerschiedene Ausgangspositionen: Während manche (wie Thomy) zwischen verschiedenen KI-Tools wechseln, haben andere noch kaum BerührungspunkteUnterschiedliche Perspektiven: Studierende nutzen KI bereits selbstverständlich, während langjährige Mitarbeitende häufig skeptischer sindHerausforderungen bei der Integration in den Arbeitsalltag:Umstellung gewohnter Arbeitsabläufe erfordert bewusste Anstrengung und ZeitViele realisieren erst im Nachhinein: "Das hätte ich mit KI einfacher lösen können"Copilot-Funktionen sind nicht immer so intuitiv sichtbar wie bei anderen Tools (z.B. Teams)Empfehlungen für effektives Training:Fokus auf wenige Anwendungen zu Beginn (idealerweise Outlook, Teams und Word)Asynchrone Lernmöglichkeiten anbieten, damit Mitarbeitende im eigenen Tempo lernen könnenBeispiel-Prompts nicht nur teilen, sondern "sezieren": Warum funktioniert ein Prompt gut?Champions-Community aufbauen, die Unterstützung im direkten Arbeitsumfeld bietetKontinuierliche Begleitung statt einmaliger Kick-off-VeranstaltungenÜber die Grundfunktionen hinausdenken:Nicht bei "Zusammenfassen, Übersetzen, als Gedicht formulieren" stehen bleibenDie Auseinandersetzung mit Zielgruppen und Kommunikationszielen vertiefenKI selbst nutzen, um bessere Prompts zu entwickeln ("Inception"-Ansatz)Schlüsselelemente aus dem Podcast Change-Mündigkeit etablieren: Organisationen müssen eine Kultur entwickeln, in der kontinuierliche Veränderung als normal akzeptiert wird und Mitarbeitende resilient auf Neuerungen reagieren können.Emotionaler Umgang: Statt mit "Fear of Missing Out" zu arbeiten, sollten Organisationen einen sicheren Raum für Experimente schaffen und emotionale Reaktionen auf KI-Tools ernst nehmen.Authentizität bewahren: Trotz KI-Unterstützung sollte der eigene Stil und die eigene Denkweise nicht verloren gehen – besonders angesichts der Flut von generischen KI-generierten Inhalten in sozialen Medien.Crawl, Walk, Run: Die schrittweise Einführung mit Fokus auf wenige, aber häufig genutzte Anwendungen verhindert Überforderung und ermöglicht echte Integration in den Arbeitsalltag.Kontinuierliche Reflexion: Sich regelmäßig Zeit nehmen, um zu überlegen, wie KI-Tools den eigenen Arbeitsalltag verbessern könnten – die durch Copilot gewonnene Zeit genau dafür zu nutzen.Die Diskussion zeigt deutlich: Der Umgang mit ständigen Veränderungen erfordert eine neue Art des Lernens und der Weiterbildung. Statt abgeschlossener Trainingseinheiten braucht es kontinuierliche Begleitung, Austausch und eine Kultur, die Experimentieren fördert. Die größte Herausforderung liegt nicht im technischen Verständnis, sondern in der Integration in gewohnte Arbeitsabläufe und im Umgang mit emotionalen Reaktionen auf diese neue Arbeitsweise. In der nächsten und letzten Folge unserer Miniserie werden wir abschließende Erkenntnisse und Empfehlungen für die erfolgreiche Implementierung von Microsoft Copilot zusammenfassen.

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  24:43
• Copilot und Governance: Was braucht es wirklich?

  Copilot und Governance: Was braucht es wirklich? In der vierten Folge unserer Mini-Serie zu Microsoft Copilot widmen wir uns einem entscheidenden Aspekt, der bei der Einführung neuer Technologien oft zu kurz kommt: der Governance. Antje und Thomy diskutieren, welche Governance-Aspekte bei der Implementierung von Copilot tatsächlich relevant sind und wie Unternehmen damit umgehen können. Was wurde besprochen? Definition von Governance:Ursprung des Begriffs aus der Schifffahrt: Steuern und lenkenUnterschied zwischen "to govern" (strategische Ebene) und "to manage" (operative Umsetzung)Für Endanwender bedeutet gute Governance: Tools nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssenOversharing als oft diskutiertes Problem:Copilot verändert keine Berechtigungen, sondern setzt auf bestehende aufDie Technik basiert auf Suchfunktionen: Prompts lösen Suchanfragen aus, deren Ergebnisse ins Large Language Model fließenWas Copilot findet, wäre auch über die normale Suche auffindbar – es wird nur anders präsentiertTiefer liegende Governance-Herausforderungen:Jailbreaking, Prompt Injection und Data Exfiltration durch externe Plugins und Agents stellen größere Risiken darMit zunehmender Anzahl an Copilot-Plugins und -Agenten steigt die Komplexität des Governance-BedarfsLösungsansätze für Governance-Herausforderungen:Technische Lösungen: SharePoint Advanced Management, Datenklassifizierung, Sensitivity LabelsAusschließen bestimmter Site Collections von der Copilot-Integration (derzeit bis zu 200 möglich)Organisatorische Maßnahmen: Zusätzliche NDAs für frühe Nutzer, stufenweise EinführungSchlüsselelemente aus dem Podcast Die Taschenlampen-Analogie: Copilot ist wie eine Taschenlampe, die unter das Sofa leuchtet und zeigt, was schon immer da war – er schafft keine neuen Probleme, macht aber bestehende sichtbar.Governance als Spielfeldabsteckung: Governance definiert den Rahmen, in dem sich Nutzer frei bewegen können – wie ein Fußballfeld mit klaren Grenzen, aber Freiheit innerhalb dieser Grenzen.Pragmatischer Umgang mit Risiken: Bei großen Organisationen ist eine 100%-Lösung oft nicht realistisch – Risikomanagement und bewusste Entscheidungen sind wichtiger als das Warten auf Perfektion.Organisatorische Verantwortlichkeiten: Die Frage "Wem gehört Copilot im Unternehmen?" ist entscheidend für effektive Governance. Die horizontale Integration der Technologie erschwert klare Zuordnungen in klassischen Organisationsstrukturen.Bestehende Probleme werden sichtbarer: Was vorher schon nicht richtig aufgesetzt war, wird durch Copilot transparenter. Die Technologie gibt einen neuen Anlass, grundlegende Governance-Fragen zu adressieren.Die Diskussion zeigt deutlich: Copilot selbst verändert keine Berechtigungen oder Sicherheitseinstellungen, sondern macht bestehende Schwachstellen in der Informationsarchitektur sichtbarer. Statt Copilot als Risiko zu betrachten, können Unternehmen die Einführung als Chance nutzen, ihre Governance-Strukturen zu überdenken und zu verbessern. In der nächsten Folge unserer Mini-Serie werden wir weitere praktische Aspekte der Copilot-Implementierung beleuchten. Bleiben Sie gespannt auf weitere Einblicke und Erfahrungen aus unseren Projekten.

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  22:29
• Der ROI von Microsoft Copilot: Lohnt sich die Investition?

  # Der ROI von Microsoft Copilot: Lohnt sich die Investition?In der dritten Folge unserer Mini-Serie zu Microsoft Copilot widmen wir uns einer entscheidenden Frage: Wie lässt sich der Return on Investment (ROI) für die Implementierung von Copilot im Unternehmenskontext berechnen? Thomy und Antje analysieren, was die monatlichen Lizenzkosten von 28€ pro Nutzer tatsächlich bedeuten und wie sich diese Investition rechtfertigen lässt.## Was wurde besprochen?- **Berechnung des ROI basierend auf Zeitersparnis**:  - Thomy hat einen ROI-Rechner entwickelt (inspiriert von Chris O'Brien), der die benötigte wöchentliche Zeitersparnis je nach Gehaltsstufe kalkuliert  - Bei einem Monatsgehalt von 2.500€ muss ein Mitarbeiter 18 Minuten pro Woche einsparen  - Bei 3.000€ sinkt die benötigte Zeit auf 15 Minuten pro Woche  - Bei höheren Gehältern (7.000€) sind nur etwa 5-6 Minuten Zeitersparnis pro Woche nötig- **Über die reine Zeitersparnis hinaus denken**:  - Die quantifizierbaren Vorteile durch bessere Präsentationen, strukturierteres Brainstorming oder effektivere Kommunikation können den Wert der Investition deutlich übersteigen  - Beispiel: Ein einziger gewonnener Deal durch bessere Aufbereitung von Präsentationen kann die Lizenzkosten für ein ganzes Jahr rechtfertigen  - Überwindung von Sprachbarrieren in internationalen Projekten führt zu weniger Verzögerungen und besseren Ergebnissen- **Lizenzierungsstrategien**:  - Viele Unternehmen entscheiden sich für eine selektive Vergabe der Copilot-Lizenzen  - Manche Organisationen überwachen die Nutzung und entziehen nicht genutzten Lizenzen zugunsten einer Warteliste- **Rollout-Empfehlung**:  - Trotz des positiven ROI empfiehlt sich ein kontrollierter Rollout in Batches von etwa 180-340 Personen  - "Crawl-Walk-Run"-Strategie und Analogie zu Flugreisen (Flight Crews, Ground Crews, Flight Attendants)## Schlüsselelemente aus dem Podcast1. **Kosten-Nutzen-Verhältnis**: Die Berechnung des ROI zeigt, dass bereits minimale wöchentliche Zeitersparnisse die Investition rechtfertigen – insbesondere bei höheren Gehaltsstufen.2. **Qualitative Vorteile**: Neben der quantifizierbaren Zeitersparnis bietet Copilot erhebliche qualitative Vorteile für kreative Prozesse, Kommunikation und Entscheidungsfindung, die oft einen noch größeren Wert darstellen.3. **Sicherheitsüberlegungen bei C-Level-Führungskräften**: Bei hochrangigen Führungskräften müssen zusätzliche Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden, da diese spezifische Bedrohungsprofile haben. Einige Unternehmen betreiben sogar separate Tenants für C-Level-Führungskräfte.4. **Nachfrage schaffen statt erzwingen**: Anstatt Copilot flächendeckend einzuführen, empfiehlt sich ein Ansatz, der Interesse und Nachfrage innerhalb der Organisation weckt – nach dem Prinzip der Freiwilligkeit und Eigeninitiative.5. **Nachhaltige Implementierung**: Der eigentliche Erfolg hängt davon ab, dass Copilot in die tägliche Arbeit integriert wird und zur Gewohnheit wird, was eine durchdachte Change-Management-Strategie erfordert.In der nächsten Folge werden wir uns den Governance-Aspekten von Microsoft Copilot widmen und aufzeigen, welche Sicherheits- und Compliance-Überlegungen bei der Implementierung berücksichtigt werden müssen. Bleiben Sie gespannt auf weitere praktische Einblicke in unserer Mini-Serie zum Thema Microsoft Copilot im Unternehmenskontext.

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  20:14
• Copilot im Unternehmen: Die entscheidenden Rollen für ein erfolgreiches Implementierungsprojekt

  # Copilot im Unternehmen: Die entscheidenden Rollen für ein erfolgreiches ImplementierungsprojektIn der zweiten Folge unserer Miniserie zu Microsoft Copilot widmen wir uns einer entscheidenden Frage: Welche Stakeholder und Rollen braucht es, um ein Copilot-Projekt erfolgreich im Unternehmenskontext zu implementieren? Ausgehend von unseren praktischen Erfahrungen beleuchten wir, wer an solchen Projekten beteiligt sein sollte und warum ein rein technischer Ansatz zu kurz greift.## Was wurde besprochen?- **Trennung von Bewertungs- und Implementierungsphase**:  - Zunächst sollte die grundlegende Frage "Wollen wir Copilot überhaupt?" beantwortet werden  - Erst danach folgt die konkrete Planung zur Implementierung ("Wie rollen wir Copilot aus?")  - Die Vermischung beider Fragestellungen führt zu Komplikationen im Projektverlauf- **Bedarfsanalyse ohne großen Lizenzaufwand**:  - Der in E3/E5-Lizenzen enthaltene Copilot reicht für erste Evaluierungen aus  - Shadowing von Mitarbeitern und Identifikation von Use Cases helfen bei der Entscheidungsfindung  - Erst nach positiver Bewertung lohnt sich die Investition in vollwertige Copilot-Lizenzen- **Schlüsselrollen für erfolgreiche Implementierung**:  - Executive Sponsor: Idealerweise C-Level-Führungskraft, die das Projekt aktiv unterstützt  - IT-Verantwortliche: Technische Voraussetzungen, Berechtigungen, Governance  - Fachbereichsvertreter: Identifikation relevanter Anwendungsfälle  - Champions/Key User: Interne Multiplikatoren mit Begeisterung für das Tool  - Change Manager: Begleitung des organisatorischen Wandels  - M365 Service Owner (IT-seitig) und Business Owner (Fachseite)- **Bereichsübergreifende Zusammenarbeit**:  - Copilot ist kein reines IT-Projekt – Einbindung aller relevanten Stakeholder nötig  - Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte müssen frühzeitig eingebunden werden  - Horizontale Integration erfordert klare Verantwortlichkeiten## Schlüsselelemente aus dem Podcast1. **"Führen durch Vorbild"**: Die aktive und sichtbare Nutzung durch Führungskräfte legitimiert den Zeitaufwand für alle Mitarbeiter und schafft Vertrauen in die neue Technologie.2. **Nachhaltige Adoption statt "Fauchanzünder-Effekt"**: Ein durchdachtes Implementierungskonzept verhindert, dass die anfängliche Begeisterung schnell verpufft und die Technologie ungenutzt bleibt.3. **Cloud-Mündigkeit als Vorteil**: Unternehmen, die bereits eine strukturierte Teams-Einführung durchlaufen haben, verfügen über Mitarbeiter mit größerer Offenheit für Cloud-Tools wie Copilot.4. **Release-Management für kontinuierliche Veränderungen**: Die hohe Entwicklungsgeschwindigkeit der Plattform erfordert ein proaktives Management der ständigen Updates und neuen Funktionen.5. **Das "Wozu" als Fundament**: Ein klares Verständnis der Zielsetzung ist unverzichtbar für erfolgreiche Kommunikation und Implementierung – ohne das "Wozu" fehlt die Grundlage für den Wandel.In der nächsten Folge werden wir uns dem Thema Return on Investment widmen und aufzeigen, wie sich der Einsatz von Copilot wirtschaftlich rechtfertigen lässt. Bleiben Sie gespannt auf weitere praktische Einblicke in unserer Mini-Serie rund um Microsoft Copilot im Unternehmenskontext.

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  22:34

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